多开发票多报销的该怎么记？

因为我们公司有些报销项目是直接设定金额的（比如出差的日用品开销），无论你多买还是少买都是报那么多
还有一些项目（比如酒店房费）是可以多开发票的，
还有一些项目（比如出差补助）是本来就没有开支，但是却属于报销项目的。

所以有时会出现没有开支或少开支却有多的报销回款的情况，这种情况应该怎么记呢？
如果按可以报销的金额来记公务开支，会导致帐面上的现金减少；如果按实际开支的金额记，又会导致报销项目无法平帐