巧用账本做管理，助力提升装修项目规模与效率

巧用账本做管理，助力提升装修项目规模与效率

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周末远房叔叔一家送堂弟小可去学校，途中路过我家。我有点诧异，因为叔叔的工作是小作坊式包工总，既与多个装修公司有着合作关系，也直接对接客户，以往春节假期后，各种项目陆续开工，非常繁忙，都是让堂弟独自返校。

叔叔也曾吐槽做包工总看着工作自由来钱不少，实际却是项目接少了不赚钱，接多了劳心劳力，各种问题接踵而至：

· 每天管理多个项目进展与开销，疲于奔波；

· 不同项目间人力物力的分配协调，劳心费力；

· 财务状况凌乱，难以快速理清收支状况；

· 突发情况造成工期拖延，资金回款压力大。

因此，叔叔虽然口碑不错，有不少回头客与转介绍项目，却由于精力有限，迟迟无法有效扩大业务规模。

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为给父亲排忧解难，堂弟小可在学期考试后，就回家帮忙料理项目。在跟着叔叔跑了几次项目工地，理清楚相关问题后，小可迅速给出了应对措施，不光解决了不少实际问题，还让两个项目工期加快，在节前就完工并拿到回款，这才有了叔叔一家节后也能出门的空余时间。那么，小可是怎么做到的呢？

1. 专属账本协同管理

“工欲善其事必先利其器”，小可没有采用传统的纸质账本，也没有使用各大支付平台的自带账本，而选择神象云账本中的班组长账本。

原因有三：一是相对于纸质账本，神象云电子账本记录便利，易于保存；

二是相对于其他电子账本，班组长账本是针对包工总的特有场景账本。项目分类等各种功能贴心内置，使用者只需要用账本做好记录，而不需要费心于账本设置。

三是账本自带的多人协同记账功能，能让叔叔把堂弟小可以管理员身份邀请进账本，协助记账，既能避免叔叔对电子账本不熟悉造成的记录错误，也能让小可在空余时间协助叔叔对账，更科学有效的控制现金流。

2. 资金状况一目了然

做为装修项目管理的班组长，多个项目同时进行是常态。在众多项目并行期间，资金的流动性非常繁琐复杂，很多时候需要垫付资金，而回款周期也可能较长，这就对包工总账户上的流动资金有一定要求。而采用了电子班组长账本之后，多个项目收支情况就尽在掌握。

在账本里选择项目，就能看到所有项目整体的收支情况。简单清晰的界面和数字，解决包工总项目财务上的三个问题：

1）整体财务状况清晰，收支情况一目了然；

2）能进一步细化管理每个项目具体收支

3）当新项目上门时，可根据当前资金情况做出安排，避免因盲目扩大业务造成现金流断裂。

3. 每笔收支清晰有序

多个项目并行的情况下，为了降低管理难度，小可对每笔收支的记录做了要求：在开销上，需要记录支出的种类，材料来源的商家，用于哪个项目…..此外，还应用拍照功能，对购买的原材料进行拍照存底，照片需包括购买时的物品状况以及当前该原材料放置地。

在收入方面，则需要记录金额，收入来源的装修公司或者客户，具体来源的项目。

在账本使用初期，小可随时查看每笔记录细节，一旦发现合要求，就立刻要求弥补遗漏事项。小可强调：“这不是单纯的记账，原材料多少以及放置地的记录，能明确当前项目工地材料入场情况；收入来源记录清晰，就能明确回款情况。”

4. 协调应对突发状况

在小可严苛的记录要求下，叔叔很是头痛的了一阵，但很快就从中尝到了甜头。在某项目水电改造完工结账记录的时候，小可要求把当前项目工地状况，全部采用拍照功能存在水电工结账记录里。

而后续本该进场的泥瓦工由于疫情原因，突然需要隔离。靠着项目工地的照片，叔叔很快找到了能在年前完成项目的新泥瓦工 “不需要过多描述，发了当前项目工地的照片过去，能接的就接了，项目进度基本没有延误”，讲到这里，叔叔很是开心，不延误就意味着能快速回款。

“不光是解决这种突发情况，看看每个项目的最后一条开销记录，还就能知道具体进度，协调好后续人力物力，就能提高效率，避免工期延误或者重复”小可俨然已经有了项目总监的派头。

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吃饭期间，叔叔表示已经在考虑扩大对接的装修公司，以及多接几个项目，让小可进一步远程参与管理。“开心的不光是能接更多的项目和赚更多的钱，而是小可能从学习的信息技术专业出发，解决了很多问题。”叔叔讲完后，就乐呵呵的开车送小可去学校。

可以预见，在有了电子账本并灵活应用后，叔叔的小作坊包工生意就跳出了传统经营模式的框架，既能随时掌握资金情况确保现金流，也能快速协调人力物力，应对突发事件，更加高效的运作模式必将使叔叔的包工总生意规模扩大，效率提升，从而迈上新台阶。