公司三亚行，双领队如何实现默契度100%？

在迁就内外部各方意见后，一直很神秘的年度培训表彰会议终于尘埃落定，定在了目前天气宜人的海南三亚。

参与表彰的同事们脑海中闪现的景色是碧海、蓝天、沙滩、比基尼和便宜得像不要钱一样的免税商品；在我们搞会务的人眼中，只有两个字：奔溃。

出行前我们就预计了一些意料之中的麻烦，首先要解决的就是统筹参会成员。

除了公司同事，领导层还邀请了合作渠道外部客户单位的绩优人员。赶上双方公司这阵子都有审计和外地调研工作，所以客户单位没有安排多余领队，全权交由我们公司负责hold住全场。

一看对方提供的名单，脑壳子疼。虽然整体参会人员只有20多人，以我方人员居多，但合作单位的出行人员来自省内各地市的精英骨干，有些城市就一个人，不说我们没见过他们，他们自己人之间也没打过照面。所以初步安排是对方各自搭乘交通工具先到我们公司附近的酒店住一晚，全部人员再统一坐大巴前往机场。

这个场面脑补一下，感觉自己就像个野生导游，领着几个互不相识的散客拼团进了某个小团体，气氛尴尬到估计可以抠出一个三室一厅了。

好在我们还有后半程的团建自由行“破冰”之旅，但伴随而来的是第二个棘手问题：留给会务组操办准备工作的时间不多了。

原本会议定在8月，由于当时疫情形势复杂暂时搁置，到9月下旬领导才拍板重启，基本只有半个月的时间，要完成酒店选址、采购申请、预算报批，预付款转账，机票预订等一系列事宜，公司相关审批链流程繁琐，我们一通狂催，终于赶在出行前一天堪堪完成所有款项的借款支付。

大头转给了外包的会务公司12万，用于行程前半段的机票、酒店住宿及会议室预订；另有2.4万转给了后半程团建活动对接的旅行社，用于相关门票、包车及餐食。

作为领队，出行中最害怕的是什么呢？我们这个队伍，出行前就有人上报身份证弄丢了，有几个小伙伴表示自由行时打算离队去找当地的朋友，还有些人第一天提前上来酒店住宿时就迟到，纪律意识不够，但这些都不是事儿。

大家都是年富力强的成年人，自己可以对自己的行为负责。

我们全程最担心的，只有一件事：超支。

由于属于跨省培训，我们不可能专程出省提前踩点，成本太高；所以为了防止突发变动，也考虑到外部客户单位成员的一些额外消费诉求我们不便回绝，实际提交项目预算时，我们多留出大约5000元的浮动空间。

毕竟一旦超支，后续的报销工作困难重重，不仅要额外向财务、审计、合规解释超支的合理事由，领导也会觉得我们办事不力。

保险起见，我和公司另一个领队姑娘Linda下载了随手记的神像云账本，找到了团队游账本。

两个人先预演了一遍可能发生的增项开支，一条条过细项的分类预算。

鉴于前期会务准备时间实在仓促，一并跟着出行的小boss忧心忡忡，所以我们也决定把领导拉进账本，但只作为“观察员”的角色，不用他出钱付费，不需要他记账，boss也可以看见每一笔流水，这样他对全程的预算执行进度也有了底。

大家都心中有数了，我们才放心出行。

果不其然，由于会务行程安排有一餐吃当地特色海鲜，所以不在酒店用餐，选在海鲜大排档，也算是一次比较放松的促进团队成员氛围的机会。一桌的明虾、皮皮虾，带子螺，扇贝……大家吃到兴头上，彼此之间熟悉后，有同事在原本安排的饮料果汁之外又招呼服务员多上了十几瓶啤酒。

原本的团餐费用我们已经提前支付，眼皮一跳我赶紧数了下酒瓶子数，好在还没太夸张，也就随他们去了，把这笔占用了额外开支的款项及时记在账本里，生怕再来多几餐，2000块的分项预算血槽也要空掉。

这里不得不夸一下旅游账本分类的人性化。基本上涵盖了出行的各类场景，我也就不需要额外改动太多项目，十分方便，直接把110元记录在“聚餐吃饭”分类下。

当然，除了团队费用的临时增加外，作为领队，我也经常要预付一些原本属于个人支付的款项。

比如这次我们在出行前已经公布了行程里包含水上活动，但到现场后大部分人竟然都没有准备防水的手机保护套。现场小贩售卖价格是20元，我们人数较多，杀价到10元，几番交涉后小贩同意了，这一来一往占用20分钟。

为了提高效率，作为领队，我先统计购买人数，统一转款给小贩，过后再找团队成员要回垫付的钱，届时一个微信群收款就可以搞定。

逛过三亚免税店的人都知道，护肤彩妆永远是排队最久的队伍。作为本次团建活动的第二个行程，我们在前往免税城后还是被密密麻麻的结账人群吓到。怕到晚上来不及赶回酒店吃饭，于是我统一排队，一些金额不大的团队成员的商品就统一由我支付购买，他们可以再去箱包电子产品区继续逛，回头再找我统一结算。

毫不夸张地说，我真的从下午4点多在队伍里龟速前进，到我结账时已经6点半，天都黑了。

这些垫支的金额多达4500多元，为了怕出错我在付款后也记在了代付项目处，还拍了个购物小票的照片。小伙伴们也很给力，马上就把钱转账给我了，所以又记录了一笔报销款。

这些因为不占用团队整体的公费支出额度，所以账本也并没有体现增加开支，公账和私账可以在一个账本里分维度体现，还是非常nice的。

此外，我们两个领队也解决了不同时不同地的多人账目数据共享问题。

在带队自由行的时候，由于酒店会务还有收尾工作，我和Linda并不能同时出现在团队，但各自承担的公共开支部分需要实时追踪，以保证不会超支。

Linda就是在酒店忙完对账事宜后傍晚才赶来与大部队汇合的，所以她额外产生130元的打车市内交通费，自由行期间我自己做主花费216元购买了一些当地特产酥饼带回给办公室未出行的同事，这些分项开支我们分别记账，但都能查看账本修改记录，boss就在一旁暗中观察。

就这样，会务组实现了100%的超默契配合，没有多花不该花的钱，也照顾到团队成员感受。在四天三晚的会议加团建行程圆满落下帷幕时，合作单位的成员提着大包小包的特产和上万元的GUCCI、YSL包，笑呵呵地向我们boss表达了感谢。

两个小领队，总算可以松口气回家补觉了。这一趟下来，我们基本也对三亚的吃住游玩有了概念，等到哪天自己自由行时也算熟门熟路了，而且有了这次的一些经验教训，我觉得下次肯定能体验更好，花销更少。

到那时，没有团队出行的全盘顾虑，估计更潇洒：账本在手，说走就走，预算管控，开支足够！