怎样制作一份标准且合格的职场文档

一、 制作职场文档前的准备

一份职场文档制作好后，通常是需要上司审批，以及最终送到目标客户手里使用的。所以我们需要在开始动手制作职场文档前，确定好给上司和客户展示的关键信息。

这些关键信息总的来说就是6W2H，它们分别是：

What（做什么）、Who（谁负责）、When（什么时候）、Where（在哪里）、Why（为什么）、Whom（给谁看）、How（怎么做）、How much（多少钱）。

做什么，就是商务活动，比如产品对外发布会，或者内部总结会；谁负责，就是确定职场文档的主导人；什么时候，指的是截止时间，比如活动报名的截止时间，通常需要具体到某天某时；在哪里，就是职场文档的用处，是在会上公开展示，还是可以提供线下的纸版资料；为什么，就是这份职场文档的制作目的，比如是为了宣传产品，还是总结经验；给谁看，就是确定职场文档的面向对象，他们的年龄、受教育程度、性别、习惯等等，都是我们要去了解的因素；怎么做，就是要保证职场文档可以准确显示要传达的内容；多少钱，指的是这次活动涉及的开销和收益，通常来说，如果成本越小收益越大，就能越吸引别人的关注。

缺少了上面的关键信息，职场文档也就无法起到展示和帮助决策的作用，所以如果一份职场文档遗漏了上面的任何一点，都是会被打回重做的。

二、 制作职场文档时的注意事项

1. 提高方案的可信度

如果制作的是企划类的前期计划文档，那么我们的重点在于，怎样能说服对方相信并且支持我们的想法。

最好的做法，就是找到以前的例证，从经验的角度来展示方案可行。所以我们可以在职场文档中，引用权威的文献资料来说明，提高方案的可信度；但有时候，理想的支撑数据并不容易找到，这时如果条件允许，我们也可以自己动手采集和统计数据，这样既贴合实际，又能从侧面反映我们的工作态度和能力，也会间接影响我们的方案被选择的机会。

2. 增强阅读体验

首先，我们要放弃“我努力做的职场文档，对方肯定会仔细看的”这个想法。大家都很忙，所以很多时候，你精心制作的文档，别人只会用几分钟甚至几秒钟匆匆浏览（其实换位思考一下，我们对于评阅别人的文档，也并没有重视太多）。所以为了保证我们的关键信息被准确传达，我们就要想办法增强职场文档的阅读体验。

我们首先要做的，是把关键信息，尽可能放在前面。这样就算对方很忙，拿到文档匆匆扫一眼，也会凭着标题来对我们的文档有一个大致的了解；

其次，要科学排版，吸引读者兴趣。大众的阅读习惯，通常呈Z字型排布，也就是说，当拿到一份新资料，我们首先会不自觉关注左上角的内容，所以我们可以把最吸引人的信息放在左上角，按照从上到下，从左到右的布局设计排版，这样就能起到引导读者持续阅读，让我们的信息尽可能被吸收。

第三，用数字冲击视觉。通常来说，人的眼睛会被群体中突兀的地方吸引，所以我们可以在满篇文字中使用数字来加强视觉效果。比如描述一个产品的目标人群是儿童，可以改成目标人群是8-10岁未成年人，这样指代清晰，也容易理解；又或者想描述某类产品的销售业绩，与其模糊说全国畅销，不如直观指出它在哪些地区排名是第一，用直观的数字或排名来刺激决策者采纳方案。