借贷中心的记账问题

我出差从单位借一笔钱，把它记成应付款，然后出差后相应的支出都在这一笔里记成还债，记了一段时间后发现一个这样的问题。今天记还债的时候，显示已结清了不能再记了，那我后面的支出又要记到那里啊？而且显示的应还金额是个负数，这说明我支出的已远远大于借入的，那我这个负数怎么让他变成正数，或是让收支平衡之类的啊？